Document es un sistema multiusuario y multidepartamental que asegura el control y utilización de documentos con alta calidad, rapidez y seguridad.
Los conceptos y recursos ofrecidos para el control de documentos y datos garantizan el cumplimiento total de los requisitos exigidos en normas internacionales como ISO9000, ISO14000 y QS9000.
Document incorpora herramientas de organización, clasificación y
búsqueda que proporcionan un acceso simple e inmediato a los documentos por
los usuarios. El contenido de los documentos electrónicos puede ser
visualizado directamente por Document, o a través de cualquier aplicativo externo.
Para documentos en papel, como libros, revistas, contratos, catálogos, etc., Document registra la localización física de estos además de controlar su préstamo a los usuarios.
Document posee un poderoso mecanismo de control de pendientes, denominado Team Workflow,
que notifica automáticamente a los responsables de acciones pendientes, en el momento preciso, y autoriza el registro de la información pertinente para la solución de estas.
La arquitectura cliente/servidor para accesos a bases de datos tipo SQL,
permite la integración de Document a otros sistemas, así como adaptaciones específicas a las necesidades de cada empresa.
El módulo INTRANET asegura las mismas facilidades en el acceso a los documentos por los usuarios ubicados en ámbitos geográficamente distantes de la empresa.
Organización de Archivos
• Fichas personalizadas por la empresa para
registro de los datos sobre los documentos.
•Clasificación jerárquica y asociación entre documentos.
• Búsqueda y localización de documentos a partir de cualquier dato conocido, como números, palabras, asunto, etc.
• Visualización de los documentos electrónicos en Document para usuarios autorizados.
• Generación de listas de documentos a partir de diversos criterios de selección y clasificación.
• Soporte a diversos formatos de archivos (textos, planillas de cálculo, imágenes, dibujos,
formularios), con posibilidades de compresión y criptografía.
• Mecanismo de indexación por palabra clave.
• Generación automática de la matriz de responsabilidades sobre los
documentos.
• Administración de contratos y procesos.
Seguimiento de Revisiones
• Localización de recursos en múltiples proyectos,
con previsión de horas constante
o variable en
el período de actividad.
• Exhibición de agenda de actividades a realizar para cada recurso,
con las respectivas cargas de trabajo.
• Visualización gráfica da carga de trabajo sobre
los recursos y proyectos, de forma totalizada
o individual, con indicadores de sobrecargas.
• Histórico de todas las
revisiones realizadas sobre los documentos con registro de modificaciones,
participantes, justificativo, fechas, etc.
• Formulario de registro de entrenamientos sobre los documentos homologados y verificación de
necesidades pendientes.
Control de Copias y Prototipos
• Entrega Automática a los usuarios de copias electrónicas, con visados de conocimientos de las mismas.
• Emisión de protocolos electrónicos/ impresos de envío y cancelación de copias controladas, con visados de recepción.
• Verificación de la existencia de copias obsoletas o pendientes para envío, en sus lugares de utilización, y notificación a los responsables.
• GED - Gerencia Electrónica de Documentos.
• Control de documentos y datos de calidad.
• Control de proyectos de ingeniería (dibujos, especificaciones, etc.).
• Organización de documentos
legales y fiscales.
• Administración de bibliotecas técnicas.
• Control de archivos vencidos.
PRINCIPALES BENEFICIOS
• Alto nivel de organización del archivo de documentos
electrónicos e impresos.
• Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa.
• Gran reducción de la circulación de documentos y registros en papel.
• Completa automatización de las actividades requeridas para el proceso de
control de documentos.
• Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.
• Total eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.
• Control sobre los entrenamientos realizados y pendientes.
• Total control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos
del archivo.
• Completa eliminación de disconformidades sobre el control de los
documentos y datos.
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